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DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL

Com esta componente de Desenvolvimento Institucional pretende-se consolidar e aumentar a capacidade organizacional da Fundação na realização do seu mandato, consolidar a sua estrutura organizacional e adequá-la à implementação e gestão do Programa e de outras iniciativas da Fundação.

A maior parte das acções desta componente são de nível interno, de apoio à instituição na realização das suas actividades de rotina, de formação e de reforço do seu pessoal e ainda, da realização e aquisição de bens de investimento.

4.1 Estrutura Organizacional

A Fundação é constituída pelos Conselhos de Administração, Consultivo, Fiscal e a Direcção Executiva. A Direcção Executiva coordena as actividades operacionais da Fundação (Programas e Projectos) e as actividades de apoio (Administração e Finanças, Monitoria e Avaliação e o Sistema de Informação e Comunicação). Conforme o organigrama aprovado, a estrutura será pequena e flexível.

As actividades operacionais, administrativas e financeiras são coordenadas pelo Director Executivo, sendo que a coordenação directa será efectuada ao nível dos departamentos de Programas e de Administração e Finanças. As principais responsabilidades dos intervenientes no Departamento de Programas são a identificação e concepção de projectos e a identificação dos agentes implementadores. A relação entre os diferentes órgãos da Fundação, Parceiros e a Direcção Executiva, está claramente definida nos Estatutos e nos contratos ou memorandos de entendimento a ser realizados, caso por caso.

4.2 Monitoria e Avaliação

O sistema de monitoria e avaliação adoptado pela Fundação irá promover a avaliação do desempenho e a transparência na prossecução dos objectivos definidos nos diferentes projectos. Uma empresa de consultoria, parceira da Fundação desenvolveu um sistema de procedimentos administrativos e de gestão de projectos que permitirá estabelecer regras e rotinas na execução de actividades da Fundação. Com o sistema de procedimentos adoptado, pretende-se também a padronização da documentação interna e a criação da consistência interna na realização das actividades.
A realização periódica de auditorias às contas dos projectos e da própria Fundação, a submissão periódica de relatórios sobre os projectos e visitas de acompanhamento “in loco”, são outros procedimentos adoptados, de modo a garantir-se a sua implementação de acordo com o aprovado, a introdução atempada de eventuais correcções e transparência no funcionamento do aparelho administrativo da Organização.

4.3 Informação e Comunicação

A comunicação e os sistemas de informação constituem os serviços estratégicos de apoio aos objectivos e iniciativas da Fundação e têm por objectivo fortalecer o impacto da Fundação através de:

i) Desenvolvimento e implementação de uma política de comunicação;
ii) Estabelecimento dos sistemas internos de comunicação, incluindo a comunicação com os parceiros de implementação;
iii) Desenvolvimento e aquisição de materiais de publicidade;
iv) Implementação apropriada da comunicação externa;
v) Apoio na liderança e no estabelecimento de relações com os parceiros.

4.4 Resultados Esperados

i) Consolidada a gestão e a liderança da Fundação;
ii) Desenvolvidos os sistemas e os procedimentos credíveis de administração e gestão financeira;
iii) Implementados e desenvolvidos os sistemas de monitoria e avaliação;
iv) Assegurada a transparência no uso dos recursos financeiros;
v) Implementados os projectos com sucesso;
vi) Mobilizados os recursos e parcerias necessários;
vii) Estabelecidas as metas e os indicadores de avaliação do impacto do Programa;
viii)Instrumentos de monitoria e de avaliação estabelecidos, padronizados e disseminados entre os parceiros de implementação e os beneficiários;
ix) Elaborados os documentos dos projectos e montados os sistemas de apresentação de relatórios de actividades e financeiros;
x) Sistematizadas e partilhadas as boas práticas com os diversos intervenientes;
xi) Objectivos, valores, iniciativas e abordagens da Fundação comunicados através do Website, em publicações periódicas, folhetos, etc.